De oproepmodule

Introductie

Tijdens mijn stage bij Sera Business Design heb ik gewerkt aan het herontwerpen en uitbreiden van de oproepmodule binnen de software DataDuiker. Deze module wordt door klanten gebruikt om grote aantallen cursisten in te delen en op te roepen voor groepsactiviteiten. In de bestaande situatie liep dit proces vaak vast door gebrek aan overzicht en controle, vooral bij het werken met volle groepen en grote aantallen oproepen.

Binnen dit project was ik verantwoordelijk voor het volledige UX-ontwerpproces. Ik heb gewerkt aan het analyseren van gebruikersproblemen, het ontwerpen en itereren van nieuwe flows en het valideren van mijn ontwerpen bij zowel eindgebruikers als interne stakeholders. Tijdens dit project werkte ik nauw samen met consultants en developers om te zorgen dat de oplossingen niet alleen gebruiksvriendelijk, maar ook technisch haalbaar waren.


Rol: UX Designer
Periode: Stageperiode bij Sera Business Design (September 2025 t/m januari 2026)
Tools: Figma, Slack, user testing met interactieve prototypes

De context

De oproepmodule binnen DataDuiker wordt door klanten gebruikt om cursisten op te roepen en in te delen in groepen. De module is in eerste instantie ontwikkeld in samenwerking met een beperkt aantal klanten, maar bij aansluiting van grotere accounts en zwemscholen bleek de bestaande oplossing niet schaalbaar genoeg om breed te implementeren. Vanuit support en consultants kwam steeds meer losse feedback binnen, wat duidelijk maakte dat de huidige oproepflow niet aansloot op de dagelijkse praktijk van gebruikers (Zie bijlage 1, Klantervaring oproepmodule).

In de bestaande situatie werkte de oproepmodule via een vaste volgorde: eerst cursisten selecteren, daarna groepen kiezen en vervolgens oproepen. Gebruikers gaven aan deze flow als onhandig te ervaren, omdat zij bij het selecteren van cursisten nog geen inzicht hadden in beschikbare groepscapaciteit. Hierdoor moesten zij keuzes maken zonder overzicht, wat regelmatig leidde tot fouten, extra handelingen en onzekerheid, vooral bij het oproepen van grotere aantallen cursisten.

Uit klantfeedback bleek daarnaast dat het oproepproces op meerdere punten te weinig flexibiliteit bood. Zo konden klanten beperkt filteren op voorkeuren die ouders bij inschrijving hadden opgegeven, moesten notities per cursist handmatig worden geopend en was het oproepen voor meerdere groepen complex en foutgevoelig. Ook ontbrak er duidelijke opvolging bij het weigeren van oproepen, zoals het verplicht vastleggen van een reden of het direct kunnen aanpassen van de startperiode.

Een terugkerend thema in de feedback was de behoefte aan meer overzicht, controle en voorspelbaarheid. Klanten wilden vooraf kunnen zien hoeveel plekken beschikbaar waren, gerichter kunnen selecteren en zeker weten dat oproepen geen ongewenste gevolgen hadden voor bijvoorbeeld abonnementsduur of groepsvulling. De bestaande oproepmodule bood hiervoor onvoldoende ondersteuning en werd daardoor als belemmerend ervaren in plaats van ondersteunend.

Deze verzamelde feedback vormde de aanleiding om de oproepmodule opnieuw te bekijken en te herontwerpen vanuit het perspectief van de gebruiker, met als doel het proces eenvoudiger, overzichtelijker en schaalbaarder te maken.

Doel & Scope

Doel

Het doel van dit project was om de oproepmodule gebruiksvriendelijker en schaalbaarder te maken voor klanten die met grote aantallen cursisten en groepen werken. De focus lag op het verbeteren van overzicht en controle tijdens het oproepproces, zodat gebruikers beter geïnformeerde keuzes kunnen maken en minder fouten hoeven te herstellen.

Concreet moest de vernieuwde oproepmodule:

  • beter aansluiten op de werkwijze van gebruikers

  • inzicht geven in beschikbare groepscapaciteit vóórdat cursisten worden geselecteerd

  • het oproepen van grotere aantallen efficiënter en minder foutgevoelig maken

  • flexibiliteit bieden zonder extra complexiteit toe te voegen

Het uiteindelijke doel was dat de oproepmodule niet als belemmerend, maar als ondersteunend onderdeel van het dagelijkse werk zou worden ervaren.


Scope

De scope van dit project was bewust afgebakend. De focus lag op het herontwerpen van de oproepflow en het verbeteren van de gebruikerservaring binnen de bestaande functionaliteit. Hierbij is onder andere gekeken naar de volgorde van stappen, het tonen van relevante informatie op het juiste moment en het verminderen van onnodige handelingen.

Niet alle wensen en knelpunten uit de klantenfeedback vielen binnen de scope van dit project. Grotere functionele uitbreidingen, zoals uitgebreide aanpassingen aan het inschrijfformulier of complexe automatische afhandeling van volle lessen, zijn bewust buiten scope gehouden. Deze vereisten technische en organisatorische veranderingen die niet binnen de beschikbare tijd en rol van dit project pasten.

Door deze afbakening bleef de focus liggen op het oplossen van de meest urgente UX-problemen, zonder het project onnodig groot of technisch complex te maken. Dit zorgde ervoor dat de verbeteringen haalbaar waren en snel gevalideerd konden worden met gebruikers.

Onderzoek & Analyse

Voor dit project is geen nieuw onderzoek gedaan, maar is gebruikgemaakt van bestaande inzichten uit de praktijk. De belangrijkste input kwam uit verzamelde klantfeedback, supporttickets en gesprekken die consultants hadden gevoerd met klanten. Deze feedback gaf een duidelijk beeld van waar gebruikers in het oproepproces tegenaan liepen en welke onderdelen structureel problemen veroorzaakten (Zie bijlage 1, Klantervaring oproepmodule)


Uit deze feedback bleek dat gebruikers moeite hadden met het gebrek aan overzicht tijdens het oproepen. Met name het ontbreken van inzicht in groepscapaciteit op het moment van selecteren zorgde voor onzekerheid en extra handelingen. Gebruikers gaven aan eerst te willen zien welke groepen beschikbaar waren en hoeveel ruimte er nog was, voordat zij cursisten selecteerden. Dit inzicht vormde een belangrijk uitgangspunt voor het herontwerpen van de flow.

Daarnaast kwam uit de feedback naar voren dat het oproepproces bij grotere aantallen snel complex werd. Beperkte filtermogelijkheden, veel handmatig klikwerk en het ontbreken van duidelijke opvolging bij geweigerde oproepen maakten het proces foutgevoelig en tijdrovend. Vooral bij klanten die met meerdere groepen of locaties werken, leidde dit tot frustratie en workarounds buiten het systeem om.

Naast de klantfeedback heb ik mijn ontwerpen afgestemd en besproken met consultants en developers. Consultants boden inzicht in de dagelijkse werkwijze van klanten en hielpen bij het prioriteren van knelpunten. Developers gaven feedback op technische haalbaarheid en mogelijke beperkingen, waardoor al vroeg duidelijk werd welke oplossingen realistisch waren binnen de bestaande software.


De belangrijkste inzichten uit dit onderzoek waren:

  • gebruikers hebben behoefte aan overzicht vóórdat zij keuzes maken

  • inzicht in groepscapaciteit is essentieel voor een logische oproepflow

  • complexiteit neemt snel toe bij grotere aantallen oproepen

  • kleine UX-aanpassingen kunnen grote impact hebben op efficiëntie en gebruiksgemak

Deze inzichten vormden de basis voor de ideevorming en verdere ontwerpkeuzes binnen dit project.

Ontwerpstrategie

Op basis van de onderzoeksinzichten ben ik gestart met het verkennen van verschillende oplossingsrichtingen voor de oproepmodule. In deze fase lag de focus op het verbeteren van overzicht en controle, zonder direct vast te houden aan één vaste oplossing.


Een eerste stap in de ideevorming was het aanpassen van de bestaande oproepflow. In een vroege schets heb ik de volgorde van stappen omgedraaid, zodat gebruikers eerst groepen selecteren en inzicht krijgen in beschikbare capaciteit voordat zij cursisten kiezen (Figuur 1, Schets flow oproepmodule). Deze schets diende als verkenning om te onderzoeken of het kernprobleem van gebrek aan overzicht kon worden opgelost door een andere volgorde van handelingen.

Daarnaast heb ik mij specifiek gericht op het bundelen van oproepen, omdat ouders bij grotere aantallen oproepen vaak meerdere losse e-mails ontvingen. Binnen dit thema heb ik meerdere opties verkend:


  • Automatisch verzenden van oproepen op vaste momenten.
    Dit idee leek in eerste instantie efficiënt, maar bleek in de praktijk te weinig controle te bieden aan gebruikers. Klanten werken vaak in hoog tempo en willen zelf bepalen wanneer oproepen worden verstuurd, waardoor deze optie als te rigide werd ervaren.


  • Oproepen klaarzetten voor een specifieke verzendtijd.
    Hierbij konden oproepen worden voorbereid en op een gekozen moment verzonden. Deze optie is overwogen en uitgewerkt op conceptniveau, maar viel af omdat dit extra instellingen vereiste en het proces foutgevoeliger maakte. Het risico op verkeerde verzendingen nam hierdoor toe.


  • Een eerste bulk-oproepflow.
    In deze variant konden meerdere oproepen worden verzameld en in één keer verzonden. Deze flow heb ik uitgewerkt en vastgelegd in een schets (Figuur 2, Uitwerking flows bundelen). Na bespreking met consultants en developers bleek echter dat de flow onduidelijk was, de meerwaarde niet direct zichtbaar werd voor gebruikers en de technische implementatie complex zou zijn. Op basis van deze feedback is deze richting bewust losgelaten.


Na het afvallen van deze opties heb ik samen met mijn stagebegeleider meerdere alternatieve flows geschetst. Hierbij is opnieuw gekeken naar de balans tussen overzicht, gebruiksgemak en haalbaarheid. Dit leidde tot een vereenvoudigde en beter onderbouwde flow waarin de gebruiker stap voor stap wordt begeleid en overzicht centraal staat. Deze uiteindelijke richting is vastgelegd in een nieuwe schets die als basis diende voor verdere uitwerking en iteratie (Figuur 3, Tweede uitwerking flows bundelen).

Door meerdere opties voor het bundelen van oproepen te verkennen en kritisch te toetsen, kon ik onderbouwd keuzes maken en toewerken naar een oplossing die zowel gebruiksvriendelijk als haalbaar was.

Figuur 1, Schets flow oproepmodule

Figuur 2, uitwerking flows bundelen

Figuur 3, Tweede uitwerking flows bundelen

Ontwerp & Iteraties

Na het vaststellen van de ontwerpstrategie ben ik gestart met het uitwerken en verbeteren van de oproepmodule. In deze fase lag de focus op het vertalen van de gekozen richting naar een concrete en goed werkende gebruikersflow, waarbij overzicht, duidelijkheid en schaalbaarheid centraal stonden.

Als uitgangspunt heb ik eerst het huidige ontwerp van de oproepmodule geanalyseerd (Figuur 5, Huidige design van de oproepmodule flow). In deze bestaande situatie werd de gebruiker door een vaste flow geleid waarbij cursisten eerst geselecteerd moesten worden, zonder inzicht in beschikbare groepscapaciteit. Dit ontwerp maakte duidelijk waar de knelpunten zaten en vormde de basis voor verdere iteraties.

Vervolgens heb ik de nieuwe flow verder uitgewerkt in een gedetailleerde schets, waarin stap voor stap is vastgelegd hoe het oproepproces logisch kon worden opgebouwd (Figuur 6, Gedetaileerde schets hoe de nieuwe flot gaat werken). In deze schets is de flow omgedraaid, zodat gebruikers eerst groepen selecteren en direct inzicht krijgen in beschikbare capaciteit, voordat zij cursisten kiezen. Deze schets hielp om de logica van de nieuwe aanpak scherp te krijgen en maakte het mogelijk om de flow vroeg te bespreken met consultants en developers.

Op basis van feedback uit deze gesprekken zijn meerdere iteraties doorgevoerd, met als doel onduidelijkheden weg te nemen en onnodige stappen te verminderen. Na deze iteraties is de flow uitgewerkt in nieuwe designs van de oproepmodule (Figuur 7, Nieuwe uitgewerkte designs van de oproepmodule flow). In deze ontwerpen is extra aandacht besteed aan begeleiding van de gebruiker, onder andere door duidelijke tussenstappen, consistente benamingen en het tonen van relevante informatie op het juiste moment.

Tijdens het itereren bleek dat kleine ontwerpkeuzes een grote impact hadden op de gebruikerservaring. Zo is de manier waarop groepsinformatie wordt weergegeven aangepast, zodat gebruikers niet alleen zien hoeveel plekken vrij zijn, maar ook hoe vol een groep al is. Daarnaast is de startdatum standaard ingesteld op de eerstvolgende lesdag, wat zorgde voor meer duidelijkheid en minder verwarring voor zowel gebruiker als ouder.

Door het huidige ontwerp te analyseren, een nieuwe flow gedetailleerd te schetsen en deze vervolgens iteratief uit te werken in concrete designs, is de oproepmodule stap voor stap verbeterd. Deze iteraties zorgden ervoor dat het ontwerp beter aansloot op de praktijk en het oproepproces overzichtelijker en minder foutgevoelig werd.

Figuur 5, Huidig design, van de flow oproepmodule

Figuur 6, Gedetaileerde schets hoe de nieuwe flow gaat werken, en het uiteindelijke design

Figuur 7, Nieuwe uitgewerkte designs van de oproepmodule flow

Validatie en Feedback

Na het uitwerken van de nieuwe oproepflow heb ik het ontwerp gevalideerd bij zowel interne stakeholders als eindgebruikers. Het doel van deze validatie was om te toetsen of de nieuwe flow logisch aanvoelde, voldoende overzicht bood en of gebruikers zonder begeleiding door het oproepproces konden navigeren.

Allereerst zijn de ontwerpen besproken met consultants en developers. Consultants gaven feedback vanuit hun dagelijkse contact met klanten en konden goed aangeven of de nieuwe flow aansloot op de praktijk. Developers dachten mee over technische haalbaarheid en mogelijke beperkingen. Op basis van deze gesprekken zijn eerste aanpassingen gedaan voordat het ontwerp werd getest bij eindgebruikers.


Vervolgens heb ik gebruikerstests uitgevoerd met een interactief prototype, beschikbaar via de volgende link:
https://www.figma.com/proto/KUgiJmDNxdXyrhoGWhKPmV/Oproepmodule-prototype-Portfolio?page-id=0%3A1&node-id=1-2591&viewport=661%2C104%2C0.47&t=NkvO5g99iRcVxjVf-1&scaling=min-zoom&content-scaling=fixed&starting-point-node-id=1%3A2591


Tijdens deze tests liet ik gebruikers zelfstandig door de flow lopen, zonder uitgebreide uitleg. Observaties en feedback zijn vastgelegd in mijn testaantekeningen (Figuur 8). Uit de resultaten bleek dat gebruikers de omgedraaide flow als logisch ervaarden en zonder moeite cursisten konden oproepen. De validatie bevestigde dat het uitgangspunt om eerst overzicht te bieden voordat acties worden uitgevoerd goed aansloot op de werkwijze van gebruikers.


Naast deze positieve bevestiging kwamen er ook concrete verbeterpunten naar voren. Gebruikers gaven aan behoefte te hebben aan extra filtermogelijkheden, zoals het kunnen filteren op of een cursist al heeft betaald. Daarnaast bleek dat het overzicht duidelijker werd wanneer niet alleen het aantal vrije plekken werd getoond, maar ook hoe vol een groep al is. Ook gaven gebruikers aan dat zij zichzelf moeten kunnen uitschrijven bij een oproep. Verder kwam de wens naar voren om per groep een ingangsdatum te kunnen instellen die automatisch wordt gezet op het eerstvolgende lesmoment. Tot slot wilden gebruikers kunnen filteren op voorkeursdag en -tijd, waarbij deze tijden direct zichtbaar zijn per cursist.

Niet alle feedbackpunten zijn direct doorgevoerd. Op basis van impact, haalbaarheid en scope zijn bewuste keuzes gemaakt. Zo gaf één klant aan graag cursisten direct vanuit de kalender te willen oproepen. Hoewel dit in bepaalde situaties waardevol kan zijn, viel deze functionaliteit buiten de scope van het project. De aanpassing zou ingrijpende wijzigingen vereisen en veel ontwikkeltijd kosten, terwijl de behoefte beperkt bleek tot een specifieke klant.

Daarnaast werd de wens uitgesproken om een buddy-functie toe te voegen, waarbij cursisten altijd samen worden opgeroepen. Dit idee is besproken met developers, maar bleek technisch te complex om binnen dit project te realiseren. Als praktisch alternatief is aan klanten geadviseerd om cursisten direct na elkaar in te schrijven, zodat zij naast elkaar op de wachtlijst staan en alsnog samen kunnen worden opgeroepen.


Door feedback zorgvuldig te prioriteren en keuzes expliciet te maken, kon de focus blijven liggen op het verbeteren van de kernflow van de oproepmodule. Deze validatie en afwegingen hebben ervoor gezorgd dat het ontwerp beter aansluit op de praktijk van gebruikers, zonder het project onnodig groot of technisch zwaar te maken.

Figuur 8, Aantekeningen tijdens mijn tests

Figuur 1, Schets flow oproepmodule

Resultaat en Impact

Het herontwerp van de oproepmodule heeft geleid tot een overzichtelijkere en beter voorspelbare gebruikersflow die aansluit op de manier waarop gebruikers in de praktijk werken. Door de volgorde van stappen om te draaien en eerst inzicht te geven in groepen en beschikbare capaciteit, ervaren gebruikers meer controle tijdens het oproepproces. Dit maakt het oproepen van cursisten minder foutgevoelig en beter schaalbaar, vooral bij het werken met grotere aantallen.


Uit de gebruikerstests bleek dat gebruikers zonder begeleiding door de nieuwe flow konden navigeren en duidelijk begrepen welke stappen zij moesten doorlopen. De omgedraaide flow werd als logisch ervaren en hielp gebruikers om bewuster keuzes te maken. Kleine ontwerpbeslissingen, zoals het tonen van groepsbezetting in plaats van alleen vrije plekken en het automatisch instellen van de eerstvolgende lesdatum, droegen merkbaar bij aan duidelijkheid en vertrouwen tijdens het gebruik.


Hoewel niet alle wensen direct zijn gerealiseerd, heeft het project gezorgd voor een sterke basis waarop verder kan worden gebouwd. De belangrijkste UX-knelpunten zijn opgelost binnen de scope van het project, terwijl aanvullende wensen en inzichten helder zijn vastgelegd voor toekomstige doorontwikkeling. De oproepmodule is daarmee veranderd van een complex en foutgevoelig onderdeel naar een ondersteunend en betrouwbaar hulpmiddel in het dagelijkse werk van gebruikers.


Concrete verbeteringen in het eindresultaat

Om deze impact tastbaar te maken, zijn in het eindontwerp meerdere concrete verbeteringen doorgevoerd die bijdragen aan overzicht, controle en consistentie binnen de oproepmodule.


Het samenvattingsscherm is opnieuw ingericht om gebruikers beter te ondersteunen bij het afronden van een oproep (Figuur 9, Samenvatting oproep modal). De informatie is overzichtelijker gepresenteerd en gebruikers kunnen per groep een ingangsdatum instellen, die automatisch wordt gezet op het eerstvolgende lesmoment van die groep. Dit verkleint de kans op fouten en zorgt voor meer duidelijkheid voor zowel gebruiker als ouder.


Daarnaast is het filtermenu visueel en functioneel verbeterd (Figuur 10, Filter modal). Deze aanpassing kwam voort uit de verdere doorontwikkeling van het design system en zorgt ervoor dat filters consistenter en rustiger worden weergegeven. Hierdoor sluit het filtermenu beter aan op de rest van de interface en is het eenvoudiger in gebruik.


Tot slot is het scherm voor het selecteren van cursisten uitgebreid met extra visuele ondersteuning (Figuur 11, Cursisten modal). Gebruikers zien hier per groep hoeveel plekken beschikbaar zijn en hoeveel cursisten al zijn toegevoegd. Een dynamische voortgangsbalk maakt in één oogopslag duidelijk hoeveel ruimte er nog is, wat helpt om groepen gecontroleerd en overzichtelijk te vullen.

Samen laten deze verbeteringen zien hoe de oproepmodule niet alleen functioneel is verbeterd, maar ook verfijnd en consistenter is gemaakt in het eindresultaat.

Figuur 10, Filter modal

Figuur 9, Samenvatting oproep modal

Figuur 11, Cursisten modal

Reflectie

Binnen dit project was ik verantwoordelijk voor het volledige UX-ontwerpproces rondom de oproepmodule, van het analyseren van klantfeedback en bestaande knelpunten tot het ontwerpen, testen en iteratief verbeteren van de oplossing. Een belangrijk criterium dat ik hierbij hanteerde, was of gebruikers zelfstandig door de flow konden navigeren zonder extra uitleg, zoals ik ook in mijn reflectieverslag beschrijf.

Tijdens het project heb ik geleerd hoe belangrijk het is om niet te snel vast te houden aan een eerste oplossing. In de ideevormingsfase heb ik meerdere opties verkend, waaronder verschillende manieren om oproepen te bundelen. Uit tests en feedback van stakeholders bleek dat een eerste gekozen richting niet duidelijk genoeg was en technisch complex zou worden. Het bewust loslaten van deze oplossing en opnieuw schetsen heeft geleid tot een sterkere en beter onderbouwde flow. Dit sluit aan bij mijn leerpunt dat ideevorming niet stopt bij het eerste goede idee.

Daarnaast heb ik ervaren hoe waardevol het is om vroeg en iteratief te testen. Door mijn ontwerpen te valideren met gebruikers en hun gedrag te observeren, werd duidelijk welke onderdelen goed werkten en waar verwarring ontstond. Concrete feedback, zoals het tonen van groepsbezetting en het standaard instellen van een startdatum, heb ik direct verwerkt in het ontwerp. Dit bevestigde voor mij dat kleine UX-aanpassingen een grote impact kunnen hebben op gebruiksgemak en duidelijkheid.

Tot slot heeft dit project mij geleerd om bewust om te gaan met scope en haalbaarheid. Niet alle wensen konden binnen dit project worden gerealiseerd, maar door keuzes te onderbouwen en transparant te communiceren bleef de focus liggen op het oplossen van de meest urgente problemen. Deze manier van werken neem ik mee in toekomstige projecten, waarin ik blijf toetsen of ontwerpen niet alleen logisch voelen voor mij, maar ook daadwerkelijk werken voor de gebruiker.

Bijlagen

Bijlage 1, Klantervaring oproepmodule

Doel

Het oproepen van kinderen voor zowel de administratie als de bezoeker vereenvoudigen waardoor de oproepmodule bij onze klanten geimplementeerd kan worden.

 

Probleemstelling

We hebben de oproepmodule ontwikkeld in samenwerking met enkele klanten, maar bij aansluiting van diversere grotere accounts en een zwemschool blijkt de huidige module niet toereikend genoeg om te implementeren bij onze klanten. Er komt veel losse feedback terug. Dat willen we gaan bundelen, een oplossing ontwerpen en testen voordat er iets wordt aangepast. Gebruik de knelpunten als input voor betere UX

 

Knelpunt en oplossingsrichting via support.sera.nl, dit is een must om op te lossen:


Doel

Klanten meer vrijheid te geven bij welke groepen er ingehaald mag worden.

 

Probleemstelling

Op dit moment is in Dataduiker het alleen mogelijk om lessen in te halen bij dezelfde accommodatie. Dit is bijvoorbeeld voor klanten zoals silvesterzwemschool niet handig aangezien de klant hier de optie heeft om bij een andere accommodatie in te halen.

 

Oplossing

Voorstel:

Mijn eerste idee was om een soort van 'Accommodatie groepen' structuur te gaan maken. Op deze manier maken we een aantal kaartenbakken met accommodaties.

 

Dan zonder extra instellingen kan je dan inhalen bij alle accommodaties die in dezelfde 'groepen' zitten als de eigen accommodaties.

 

Daarnaast is het dan ook mogelijk om op de groep een 'accommodatie groep' te kiezen. om bovenstaande standaard te overschrijven.

 

Daarnaast kan je met een vinkje aangeven op de groep of het een groep is waar je een inhaalles mag plannen. Om het plaatje volledig rond te maken.

 

Uitdagingen

1.     We moeten proberen te voorkomen dat we dit extreem veel moeten instellen. Dit om veel handwerk te voorkomen. Bijvoorbeeld dit is niet in te stellen op Niveau omdat je dan per optie een nieuw niveau moet aanmaken → wat weer zorgt voor meer vaardigheden → wat er voor zorgt dat bij een aanpassingen je meerder vaardigheden moet gaan aanpassen.

 

Knelpunten opgehaald door Monica bij onze klanten, neem dit mee indien logisch:

(Joey – Castricum)

1.     Veel notities bij voorkeuren:

Ouders geven bij inschrijving veel voorkeuren aan, wat het overzicht en de verwerking veel werk kost. Cursist moet je open klikken om de notities te bekijken.

2.     Beperkte filtermogelijkheden:

Bij het oproepen is het niet mogelijk om notities van inschrijving te filteren. Cursisten moeten handmatig worden geopend om de informatie te bekijken, wat zorgt voor veel klikwerk.

3.     Problemen bij oproepen voor meerdere groepen:

Oproepen voor kinderen die in aanmerking komen voor meerdere groepen geven extra complexiteit.

4.     Weigeringsnotitie en doorlinken:

Wanneer een oproep wordt geweigerd, zou het systeem moeten vragen om een notitie (reden van weigering). Daarbij kan er een directe doorlink zijn naar "MIJN-cursussen" om de gewenste startperiode aan te passen of om de klant uit te schrijven van de wachtlijst.

5.     Startdatum en geldigheid 4-wekenkaart:

De ingestelde startdatum op een groep bepaalt ook de geldigheid van de 4-wekenkaart. Dit leidt tot problemen wanneer de kaart vervalt voor de laatste les (bijv. les op vrijdag). De startdatum moet dus gelijk zijn aan de dag van de week waarop de klant instroomt.

Opmerkingen (Perry – Deventer)

Binnen Deventer wordt momenteel nog niet volledig met het oproepsysteem gewerkt. De wens is er zeker!

1.     Beperking bij oproepen:

Oproepen kunnen pas plaatsvinden zodra kinderen uit een groep zijn verwijderd. Joey geeft aan dit te kunnen omzeilen door tijdelijk de groepsgrootte te verhogen.

Aangegeven dat Perry het kalendertje in de oproepmodule kan bekijken. 

Wensen en suggesties

1.     Klant moet gewenste startmoment kunnen aangeven:

Bijvoorbeeld via leeftijd of maand/jaar bij inschrijving.

2.     Registratie van reden van weigering oproep:

Voor betere opvolging.

3.     Tussentijds vrije plekken aangeven wanneer iemand de oproep heeft geweigerd. 

Ook bij oproep meerdere groepen.

Actiepunten (voorstel):

1.     Inschrijfformulier aanpassen.

Bijvoorbeeld

-Selectiebox dagen/tijd voorkeur kunnen gebruiken als filter in oproepmodule.

-Gewenste startdatum of leeftijd invoeren. Hier op kunnen filteren in de oproepmodule. 

1.     Filteropties uitbreiden in oproepmodule op basis van inschrijfformulier (zie punt 1).

2.     Notitieveld maken en verplicht maken na weigeren oproep. 

3.     Technisch onderzoek naar automatisch afhandelen van volle lessen. (oproepen annuleren bij oproep meerdere groepen)

4.     Startdatum instellen op de eerst volgende dag van de week na startdatum ingegeven bij oproepmodule (voor geldigheid abonnementen).

5.     Flow oproepmodule omdraaien. Eerst startdatum, vervaldatum invoeren(dit is bekend). Hierna de groepen selecteren (de aantallen worden op basis van stap 1 gevuld). Als laatste de cursisten selecteren voor het aantal plekken.